Frühlingsputz für meine Daten ist angesagt!

Der Frühling bringt frische Luft und fröhliche Gefühle. Und wir Lehrende haben freie Tage in Form von Osterferien. Endlich Zeit die Dinge zu erledigen, die wir nicht im Stress des Alltags bewältigen konnten. Zeit, sich neu zu organisieren, Überflüssiges zu entsorgen und Altes zu archivieren. Ich bin immer voller Vorsätze und freue mich darüber, endlich wieder Ordnung in verschiedenen Bereichen reinzubringen. Wie jeder andere, sammle ich gerne analoges und digitales Material. Wohin mit dem Zeug, damit ich es wieder finde? Wie organisiere ich und optimiere ich meine Datenverwaltung?

Mein erster Beitrag für den Bildungspunks soll mein Ist-Stand beschreiben und eine Art Frühlingsputz oder Aufgabensammlung darstellen.

Meine Grundfrage lautet: Wie gebe ich meine Daten – Dateien und Medien – hin, damit ich sie wieder finden, wenn ich sie benötige?

Aufgabe 1: Bilder

Wie ihr sicherlich – ich habe unheimlich viele Bilder. Sie heißen alle IMG_4958.jpg oder ähnliches und befinden sich derzeit an mehreren Stellen lokal am Laptop und virtuell in Dropbox, Google Drive, Evernote. Ich verlasse mich auf meinem Gedächtnis um zu wissen, wo ich welches Bild abgelegt habe. Normalerweise suche ich nach Datum, nach Dateityp oder grabe in alten Präsentationen rum. Keine verlässliches oder ordentliches System.
To-Do: Keine Fotos mehr am Desktop jahrelang lagern, sondern sie benennen und hauptsächlich in Photos oder in Evernote Notizen speichern und taggen.

Aufgabe 2: Links

Ich habe über die Jahre verschiedene Lösungen für Read-Later und Artikelsammlungen, wie Pocket oder Pinterest, ausprobiert. Leider war ich nicht diszipliniert genug, alles an einem Ort zu speichern. Zuletzt bin ich drauf gekommen, dass ich mir es angewöhnt hatte, ein Browser-Tab in Safari offen zu lassen damit ich es “später” lesen kann. Letzte Woche hatte ich über 50 offene Tabs und mein Rechner hat begonnen SEHR langsam zu sein. Kein gutes System.
To-Do: Links konsequent in Evernote aufzulisten und mit #readlater taggen.

Aufgabe 3: Desktop

Ich hatte die Gewohnheit alle Dateien am Desktop zwischenzulagern. Es war en buntes Durcheinander, das einfach schlimm aussah, abgesehen davon, habe ich schwer Dinge trotz Spotlight-Suche wieder gefunden.

To-Do: Verantwortungsvolles Dateimanagement praktizieren und nichts am Desktop länger liegen lassen. Desktop 1 x wöchentlich säubern.

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Aufgabe 4: E-Mails

Wie viele berufstätige Menschen bekomme ich viele Mails, die ich nie sofort beantworten kann. Langsam merke ich, dass ich Dinge übersehe und sie einfach untergehen. Obwohl ich alle eingehende Mails lese, ärgere ich mich, dass ich kein System habe, To-Dos gleich einzuteilen. Als ich früher bei einer großen Firma gearbeitet habe, war ich Inbox-Zero Fan und konnte es einigermaßen umsetzen.
To-Do: Herausfinden, wie ich mit Mail am Mac ein vernünftiges Archiv erstelle und ein System zur konsequenten Einteilung von Aufgaben nach E-Mail-Eingang finden.

Aufgabe 5: Passwörter

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Ich habe bereits 2 gute Apps für die Verwaltung meiner Passwörter. Am Mac könnte ich nicht ohne Schlüsselbund (Keychain Access) und Safari Passwörter leben. Weil ich es so eingestellt habe, merken sie sich alle Passwörter und Logins im Browser und füllen sie automatisch ein. Das funktioniert sogar zwischen Macbook, iPad und iPhone, was sehr erleichternd ist. Was Passwörter und Logins für verschiedene Dienste, die nicht im Browser sind, betrifft, muss ich sie zentral verwalten.

To-Do: Alle Logins in einer App wie 1Password oder Evernote (mit Verschlüsselung) speichern.

Wie ihr seht, muss ich viel tun damit ich dort ankomme wo ich gerne sein möchte. Aber ich nehme die Gelegenheit jetzt wahr, konkrete Schritte zu unternehmen! 🙂

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Ich bin auf Twitter unter @aliciabankhofer zu finden.

Titelbild: Angry Blue Eyed Grey Cat by Felinest (2009) CC BY 2.0 PhotosForClass.com

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